会社の打ち合わせで思い違いを防ぐ方法

会社では打ち合わせが頻繁に行われる。
今回は、その打ち合わせで参加者の認識違いを減らし、打ち合わせを効率的にする方法を紹介したい。

その方法とはズバリ、参加者全員が見られるディスプレイ(もしくはホワイトボード)を準備し、打ち合わせ内容をリアルタイムで文字化することだ。

そもそも打ち合わせとは、参加者(複数の人間)の考えを共有し、何らかの答えを出すための作業である。
打ち合わせ内容について認識違いが発生する原因の一つは、参加者が頭の中で考えていることが共有できていないことにある。

一般的な打ち合わせのスタイルは、パワーポイントなどで作成した資料を投影し、それを説明していくというものだろう。
参加者は発言したりノートにメモしたりしながら議論が進んでいく。
参加者それぞれが考えたことは個々人の頭の中かノートに存在するため、その内容は参加者の間で若干ずれている場合がある。

打ち合わせのときは「認識が合った」と思っていても、あとで議事録を見ると「なんか違うんだよなぁ」となることが多い。
特に打ち合わせで発生したToDoは、「誰が、いつまでに、何をやるか」をはっきりさせておかなければならない。

そのために参加者全員が見られるノート(ディスプレイ)を準備し、そこに議論の内容を文字化していくのだ。

実際に自分が書記をやってみると、個人でノートにメモをとるよりも言葉選びが難しくなる。
他の参加者の考えを意識するためだ。
打ち合わせの参加者が同じディスプレイ上の文字を見ることで、「共通言語」で議論を進めることができる。
書いたことの認識が違えば、その場で指摘ができるし、最終的にできあがったメモは参加者全員の認識があったものになる。

打ち合わせの際には、投影する資料を全画面表示するのではなく、テキストを書き込みながら議論をするといい。
これまでの打ち合わせよりも生産性が上がるはずだ。